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    西南民族大学会议管理办法(暂行)

    2015年10月23日 15:31  点击:[]

    西南民族大学会议管理办法(暂行)   

    第一章 总 则   

    第一条 为深入贯彻落实中央八项规定精神,进一步加强和规范学校会议管理,根据中共中央、国务院《党政机关厉行节约反对浪费条例》、财政部《中央和国家机关会议费管理办法》(财行〔2013〕286号)和《在华举办国际会议费用开支标准和财务管理办法》(财行〔2012〕1号)以及《教育部直属高校直属单位会议费管理实施细则》(教财厅〔2014〕26号)等文件精神,结合学校实际,特制定本办法。   

    第二条 学校本着服务发展、保证重点;统筹协调、提高效率;规范管理、节俭务实的原则举办各类会议。   

    第三条 本办法适用于学校各类会议。   

    第二章 会议分类与审批   

    第四条 学校会议实行分类管理、分级审批,学校或校内各单位举(承)办的会议划分为工作类会议和学术类会议(含国际学术会议)。   

    第五条 工作类会议按以下程序和要求进行审批:   

    (一)学校党委全委会、党委常委会、纪委全委会、校长办公会等会议,严格执行相应的议事规则和程序,由学校办公室、纪委办公室负责组织。   

    (二)学校承办的上级部门主办的工作会议、业务培训会议,需按隶属关系,先将会议方案(包括会议内容、规模、会期和按标准测算的经费预算等)报请上级部门批准,由牵头单位负责组织,相关单位予以配合。   

    (三)学校承办的校际间有关业务工作联席会,需将会议方案(包括会议内容、规模、会期和按标准测算的经费预算等)报请分管校领导批准,由牵头单位负责组织,相关单位予以配合。   

    (四)全校性会议(包括学校党代会、教职工代表大会、学(团)代会、工作部署总结会议、党建和思想政治工作会议、开学典礼、毕业典礼、学科建设工作会议、教学工作会议、学生工作会议、研究生工作会议、科研工作会议、人才工作会议、就业工作会议、离退休工作会议、体育运动会、表彰大会等),应列入学校年度工作计划,年初报学校办公室统筹安排,由牵头单位提出会议方案(包括会议名称、召开的理由、主要内容、时间地点、参会人员数以及经费列支渠道等),报经分管校领导同意,并根据会议内容报请学校主要领导批准,由牵头单位负责组织,相关单位予以配合。   

    对于年初未列入计划、又必须召开的会议,按照上述审批程序,按月集中追加会议计划。   

    召开全校性会议,牵头单位应在每周星期四下午向学校办公室书面报送下周会议安排建议,学校办公室每周星期五根据校领导日程,制定下一周会议安排,未纳入下一周安排的会议,一般不作临时安排。   

    (五)校内各种专题性、业务性会议,应提前向分管校领导报告;如会议主(议)题涉及到多个单位工作,相关单位在会前应充分协商,并报请相关校领导批准,由业务主管部门牵头组织,相关单位予以配合。   

    (六)为解决紧迫问题和突发事件所召开的会议,由主持会议的校领导指定单位负责组织,相关单位予以配合。   

    (七)各单位内部召开的各种会议,由各单位自行组织;学校设立的各委员会、领导小组等非常设机构会议,由相应的非常设机构办公室负责组织。   

    第六条 举(承)办学术类会议,应具备下列基本条件:   

    (一)坚持四项基本原则,会议内容有利于学校教学科研发展和学科建设;有利于激发创造性思维,活跃学术氛围;有利于展示学校在相关领域所取得的研究成果和特色,提升学校的学术影响力。   

    (二)会议内容所涉及的学科或技术领域,在学校应有一定的研究基础,已形成一定规模的学术研究群体,或承担相关的研究项目,或已取得相关的研究成果。   

    (三)相关单位具有一定的科研能力和办会能力,或我校教师撰写有一定数量提交会议交流的高质量学术论文,会议组织机构健全。   

    (四)国际性学术会议应有国际上该领域的著名专家学者出席,全国性学术会议应有国内该领域的著名专家学者出席。   

    第七条学术类会议按以下程序和要求进行审批:   

    (一)举(承)办国际性学术会议,严格执行国家关于在华举办国际会议的有关管理规定,举(承)办单位应于每年九月底向国际合作与交流处报送下一年度举办国际学术会议的申请,由国际合作与交流处按外事审批程序负责申报。   

    (二)举(承)办全国性学术会议、地方性学术会议以及获批举(承)办国际学术会议的单位,一般应提前六个月向校学术会议审批小组办公室(设在学校办公室)提交《西南民族大学会议审批表》(格式见附件1)和《西南民族大学会议费预算表》(格式见附件2),经校学术会议审批小组初审后,报请学校主要领导审批。   

    (三)举(承)办的国际学术会议,国(境)外专家应有5人以上,国别应有3国以上;有关单位、人员须严格遵守国家涉外事务有关法律、法规及其他相关规定,履行相关手续,保守相关秘密。   

    (四)学术会议举(承)办单位须成立由行政主要负责人任组长的会议工作组,负责统筹会议主题、议程、学术论文审查、论文集出版以及相关学术问题和其他会务工作。   

    (五)列入年度计划的学术会议如遇特殊情况需更改时间、地点或内容,会议申办单位须提前10个工作日报校学术会议审批小组,未经学校同意不得更改会议计划。   

    第三章 会议安排与要求   

    第八条 会议举(承)办单位负责拟定会议通知和会议议程、准备会议材料、落实布置会场、组织会议考勤、安排会议记录、草拟会议纪要、督促和检查会议决定(精神)的落实、归档会议材料等。   

    学校办公室应对重要会议的筹备与召开加强指导与协调。   

    第九条 严格控制会议数量。可开可不开的会议坚决不开;内容相近、时间接近、参会人员重叠的会议,要合并套开或者接续召开;凡能通过电话、书面通知或者当面安排的工作,不通过开会布置。   

    第十条 严格控制会议规模。应当按照会议内容及“谁分管、谁出席”的原则协调校领导和确定出席人员,不安排与会议无关的人员参会。   

    第十一条 会议优先统筹使用校内学术交流中心和会议室(厅);确需到校外召开的会议,须经批准后到定点会议服务单位召开,并按照协议价格结算费用。会议住宿用房以标准间为主,会议用餐安排自助餐,如因特殊情况不能安排自助餐,则安排同等标准桌餐。严禁到风景名胜区召开会议,不安排与会议内容无关的参观、考察等活动。   

    第十二条根据工作和学术交流需要,从严控制会期。学术类会议会期一般不得超过2天、工作类会议会期一般不得超过1天。   

    第十三条与会人员须按时到会,如因特殊情况不能出席,须提前向会议组织者或主持人请假,并在获准情况下,安排其他人员出席。会议期间,应关闭移动电话或将其置于振动、静音状态,不得办理与会议无关的事情。   

    第十四条 参加有保密要求的会议,与会人员须严格遵守保密规章制度,不得向任何人泄露涉密会议内容。要妥善保管会议文件材料,需要退还的要及时退还。   

    第十五条 工作类会议决定的事项,各有关单位配合做好贯彻落实;会议主办单位负责跟进检查,并及时向有关校领导报告。   

    第十六条学术类会议结束2天内,主(承)办单位须将会议信息报送学校办公室秘书科;会议结束1个月内,须将3000字以内的会议总结综述(包括会议名称、召开时间、召开地点、会议议题、参会人员、收录论文数、会议学术成果、我校在该学科领域的研究现状、学术成果、下一步打算及存在的问题和建议等)报送校学术会议审批小组办公室。   

    第四章 会议费开支范围、标准与报销   

    第十七条会议经费来源包括学校预算经费、科研经费和其他经费。各单位举(承)办会议应该与学校教学、科研、管理与服务等活动紧密相关,经费的使用与所举办的活动具有相关性。   

    第十八条会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费以及其他相关费用。   

    前款所称交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。  

    会议代表参加会议发生的城市间交通费,按照差旅费管理办法的规定回所在单位报销。   

    第十九条严格会议费预算管理,实行预算总额控制,并单独列示。会议费预算要细化到会议具体开支项目,执行中不得突破,如突破预算,须按原程序审批。   

    第二十条会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。定额标准是会议费开支的上限,各会议举(承)办单位应在综合定额标准以内据实报销。   

    使用学校预算经费举(承)办的会议严格按照定额控制标准执行;使用科研经费和其他经费举(承)办的学术类会议费用支出按照相关经费管理办法执行。   

    (一)学校承办的上级部门主办的工作会议、业务培训会议以及校际间有关业务工作联席会议,费用支出按照中央和国家机关三、四类会议综合定额标准450元/人·天(其中住宿费240元/人·天,伙食费130元/人·天,其他费用80元/人·天)执行。   

    (二)学校举(承)办的学术类会议,费用支出原则上参照中央和国家机关二类会议综合定额标准550元/人·天(其中住宿费300元/人·天,伙食费150元/人·天,其他费用100元/人·天)执行。   

    (三)会议住宿费在定额控制标准以内凭据报销。会议召开地代表原则上不安排住宿。工作人员除必须住会的以外,不安排住宿。餐费票据应与会议议程中就餐地点相符。   

    (四)会议费综合定额标准中“其他费用”包含:会议场地租赁费、交通费、文件资料印刷费、医药费等。学术类会议的工作人员控制在代表人数的15%以内;工作类会议的工作人员控制在代表人数的10%以内。   

    (五)会议期间发生的专家咨询费、讲课费和会议工作人员劳务费等参照相关规定执行,不得在会议费中列支。校内专家咨询费及工作人员劳务费应入银行卡结算。   

    (六)对确因工作需要,邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费等相关费用,可以在差旅费中报销。   

    第二十一条会议费报销实行一会一结算。会议举(承)办单位应当在会议结束后及时办理报销手续。计划财务处严格按规定审核会议费开支,对超范围、超标准开支的经费不予报销。   

    第二十二条会议费报销时原则上应当提供会议通知、会议手册或实际参会人员签到表(格式见附件3)、会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证(如通过旅行社、会议中心组织会议,还须附与旅行社、会议中心签订的委托协议或合同等相关资料)。   

    第二十三条 各单位会议费用支付严格执行财政国库集中支付制度和公务卡管理有关规定。会议费用原则上采用银行转账或者公务卡方式结算,不得以现金方式支付。   

    第二十四条严禁违规使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等办公设备,严禁列支与会议无关的任何费用,严禁套取会议资金。   

    第二十五条 会议费应遵循“收支两条线”的原则。举(承)办会议收取的会务费(收取标准不能超过综合定额标准)及发票存根和记账联须统一交计划财务处入账,不得坐支现金。未及时上缴学校而形成“小金库”及其他违反财经纪律的行为,按照有关规定严肃处理。   

    第二十六条 实行会议举(承)办责任追究制。坚持“谁举办、谁负责”,各单位对所举(承)办的会议承担监管责任,会议所使用经费的负责人承担直接责任。纪委办公室、监察处加强对举(承)办会议违规违纪行为的查处,对于弄虚作假、举办虚假会议,虚增会议支出套取现金等违法违规行为,按照有关规定严肃处理。   

    第二十七条建立会务信息公开制度。学校按照上级部门统一安排及信息公开相关规定,按年度公开学校举(承)办的非涉密会议有关情况,接受教职员工监督。   

    第五章 附 则   

    第二十八条 未尽事宜由学校根据国家和主管部门有关文件规定办理。   

    第二十九条本办法由学校办公室会同有关部门负责解释。   

    第三十条本办法并自发布之日起实施。   

    附件:1.西南民族大学会议审批表   

    2.西南民族大学会议费预算表   

    3.西南民族大学会议签到表   

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