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    西南民族大学公文处理实施细则(修订)

    2014年01月13日 15:52  点击:[]

    第一章总则

    第一条为推进我校公文处理工作科学化、制度化,提高公文处理效率和质量,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)及《国家民委公文处理实施细则》(民委发〔2012〕178号)等有关文件和规定,结合学校实际,对《西南民族学院机关公文处理办法实施细则》(院党发〔2002〕29号)进行了修订,特制定本实施细则。

    第二条本细则所指公文,是指学校及校内各单位在管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的公务文书,是依法治校和进行公务活动的重要工具。

    第三条公文处理工作指公文拟制、办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

    第四条公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

    第五条学校办公室是学校公文处理的管理机构,并负责指导校内各单位的公文处理工作。校内各单位主要负责人主管本单位的公文处理工作,并指定有较高政治思想觉悟、责任心强、业务素质好的人员负责该工作。

    第六条除涉密文件外,学校的公文发布一般通过OA系统进行。

    第二章公文种类

    第七条学校的公文种类主要有:

    (一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

    (二)决定。适用于对重要事项或重大行动作出决策、部署,奖惩有关单位及人员,变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

    (三)公告。适用于向校内外宣布重要事项。

    (四)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

    (五)报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况,回复上级部门的询问。

    (六)请示。适用于向上级部门请求指示、批准。

    (七)批复。适用于答复下级单位请示事项。

    (八)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

    (九)通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或执行的事项,批转、转发公文。

    (十)通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和告知重要情况。

    (十一)函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作,询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

    (十二)纪要。适用于记载会议主要精神和议定事项。

    第三章公文格式

    第八条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部门、印发单位和印发日期、页码等组成。

    (一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

    (二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

    (三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。

    (四)发文单位标志。使用发文单位全称或者规范化简称;联合行文时,主办单位排列在前。

    (五)发文字号。发文字号由发文单位代字、年份和发文序号组成。单位代字一般由两个层次组成,第一层次是发文单位代字,第二层次是发文单位主办文件的部门代字。以校党委、行政、学校办公室名义行文的编号办法为:

    1.党委行文:

    (1)上行文:

    ①涉及政策性、全校性、综合性的事务或重要工作,以校党委名义制发的上行文:校党字〔年份〕×号

    ②由校内党委部门起草并属于各部门职权范围内的事务,以校党委名义制发的上行文:校党×字〔年份〕×号。如“校党组字〔年份〕×号”、“校党宣字〔年份〕×号”等。

    (2)下行文:

    ①涉及政策性、全校性、综合性的事务或重要工作,以校党委名义制发的下行文:校党发〔年份〕×号;

    ②由校内党委部门起草并属于各部门职权范围内的事务,以校党委名义制发的下行文:校党×发〔年份〕×号。如“校党组发〔年份〕×号”、“校党宣发〔年份〕×号”等;

    (3)平行文:校党函〔年份〕×号

    2.行政行文:

    (1)上行文:

    ①涉及政策性、全校性、综合性的事务或重要工作,以校行政名义制发的上行文:校字〔年份〕×号;

    ②由校内单位起草并属于各单位职权范围内的事务,以校行政名义制发的上行文:校×字〔年份〕×号。如“校财字〔年份〕×号”、“校人字〔年份〕×号”等;

    (2)下行文:

    ①涉及政策性、全校性、综合性的事务或重要工作,以校行政名义制发的下行文:校发〔年份〕×号;

    ②由校内单位起草并属于各单位职权范围内的事务,以校行政名义制发的下行文:校×发〔年份〕×号。如“校教发〔年份〕×号”、“校学发〔年份〕×号”等;

    (3)平行文:校函〔年份〕×号;

    3.学校办公室(校党委办公室、校长办公室)行文:

    (1)经校党委授权,以学校办公室名义制发的下行文:校党办发〔年份〕×号;

    (2)经校行政授权,以学校办公室名义制发的下行文:校办发〔年份〕×号;

    (3)平行文:校党办函〔年份〕×号、校办函〔年份〕×号;

    发文字号实行流水号,由学校办公室机要室统一登记编号。

    (六)签发人。上行文应当在首页标注签发人姓名。

    (七)标题。由发文单位名称、事由和文种组成,应准确简要地概括公文的主要内容。

    (八)主送单位。公文的主要受理单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

    (九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

    (十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。应在正文下空一行、左空2字、成文日期上标明。顺序使用阿拉伯数字加“.”标注。

    (十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

    (十二)成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。

    (十三)印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。会议纪要和电报可不加盖印章。在学校OA系统网上发布的公文,可不加盖印章。

    (十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。应在成文日期下一行居左两字加圆括号标注。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

    (十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件要和正文装订在一起。

    (十六)抄送单位。除主送单位、报送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位,应使用全称、规范化简称或者统称。

    (十七)印发单位和印发日期。印发日期署会议通过或者发文单位分管校领导签发的日期。

    (十八)页码。附件和正文一起装订的,页码应连续编排。

    第九条公文格式按照《西南民族大学党政公文格式》标准执行。

    第十条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

    第十一条公文用纸幅面采用国际标准A4型,特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

    第四章行文规则

    第十二条行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

    第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文。

    第十四条向上级部门行文,应当遵循以下规则:

    (一)原则上主送一个上级部门,根据需要同时抄送相关上级部门和同级单位,不抄送下级单位。

    (二)请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。报国家民委的请示、报告,主送单位应该是国家民委或国家民委党组,不抄送委内业务司局,不向委内业务司局报送。

    (三)除事涉绝密和上级部门负责人直接交办事项外,不得以单位名义向上级部门负责人报送公文,不得以单位负责人名义向上级部门报送公文。

    (四)请示事项涉及校内多个单位业务范围时,应经过协商并取得一致意见后上报;未经协商,不得上报。

    第十五条向下级单位行文,应当遵循以下规则:

    (一)主送受理单位,根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时报送发文单位的直接上级部门。

    (二)涉及多个单位职权范围内的事物,单位之间未协商一致,不得向下行文。

    第十六条学校办公室根据校党委、行政授权,可向校内各单位、各分党委(党总支、直属党支部)行文;校内其他单位不得以文件形式行文。各单位在自己职权范围内,工作上的联系和一般性事务,确需行文的,可采用“函”的形式;可以单位名义就具体工作安排向校内有关单位发布通知。

    第十七条中共西南民族大学纪律检查委员会,按照工作职责,可以向上级有关部门及校内各单位、各分党委(党总支、直属党支部)行文;西南民族大学工会委员会和共青团西南民族大学委员会,根据各自所属群团组织内有关规定行文。

    第十八条校党委、校行政可联合行文。

    第十九条以学校名义行文的行文范围。

    (一)以校党委名义行文。

    1.中共西南民族大学委员会文件。分上行文和下行文,分别简称校党字和校党发。其范围是:

    (1)以校党委名义上报国家民委、四川省、成都市等上级部门的请示、意见和报告;

    (2)学校重大方针、政策、规章制度及工作部署;

    (3)校党委年度工作计划;

    (4)以校党委名义召开会议讨论通过形成的文件;

    (5)重要的情况通报和需以校党委名义作出的批复;

    (6)其他需以校党委名义印发的文件。

    2.中共西南民族大学委员会函。简称校党函。其范围是:以校党委名义对外与有关部门商洽工作,询问和答复问题等。

    (二)以校行政名义行文。

    1.西南民族大学文件。分上行文和下行文,简称校字和校发。其范围是:

    (1)以校行政名义上报国家民委、四川省、成都市等上级部门的请示、意见和报告;

    (2)学校重要行政措施、工作部署等;

    (3)学校年度工作计划;

    (4)以校行政名义召开会议讨论通过形成的文件;

    (5)重要的情况通报和需以校行政名义作出的批复;

    (6)其他需用校行政名义印发的文件

    2.西南民族大学函。简称校函。其范围是:

    (1)以校行政名义与同级或不相隶属的单位商洽公务,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项;

    (2)其他需用学校名义行文的函;

    (三)以学校办公室(校党委办公室、校长办公室)名义行文,简称校党办发、校办发。其范围是:

    1.以校党办、校办名义转发的上级部门有关文件;

    2.以校党办、校办名义印发的校领导有关讲话;

    3.以校党办、校办名义发布校党委、行政的有关工作安排;

    4.其他需以校党办、校办名义印发的文件。

    (四)会议纪要。

    (1)中共西南民族大学委员会全委会会议纪要。由学校办公室负责整理,会议主持人签发。

    (2)中共西南民族大学委员会常委会会议纪要。由学校办公室负责整理,会议主持人签发。

    (3)西南民族大学校长办公会会议纪要。由学校办公室负责整理,会议主持人签发。

    (五)决议事项通知。

    西南民族大学校长办公会决议事项通知。由学校办公室负责整理,会议主持人签发。其范围是校长办公会会议形成的决议事项。

    (六)以校内其他单位名义发函。

    除学校办公室外的学校其他单位发函,仅限于工作上的联系和一般事务性的通知。

    第五章公文拟制

    第二十条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

    (一)公文起草。

    1.符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文单位意图,并同现行有关公文相衔接。

    2.一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

    3.内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

    4.文种正确,格式规范。具体格式参照《西南民族大学党政公文格式》。

    5.深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

    6.涉及其他单位职权范围内的事项,起草单位必须先征求相关单位的意见,力求达成一致。

    7.起草单位负责人应当主持、指导公文起草工作。

    8.起草单位要按规定准确填写公文主送、抄送单位(列出主送、抄送单位名单),不得随意扩大发文范围。

    9.送负责人签发的公文要整洁、清楚并用打印件,情况复杂的公文要专门加以说明。

    10.草拟公文要填写《中共西南民族大学委员会发文稿纸》或《西南民族大学发文稿纸》(并将正文附后);

    11.必须使用钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔和铅笔。

    (二)公文审核。

    所有公文签发前,实现“两级审核”制。

    1.起草单位主要负责人审核。单位主要负责人要在文稿上审核签字。审核的重点是:是否符合国家的法律法规、党的路线方针政策及有关规定;是否报分管校领导同意;是否与有关单位协调;文字表述、公文格式是否符合规定等。

    2.学校办公室审核。起草单位领导审核签字后,将文稿送学校办公室秘书科,从内容、格式等方面进行初核,并交由学校办公室主任审核签字。审核重点为:

    (1)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

    (2)内容是否符合国家法律法规、党的路线方针政策及有关规定;是否完整准确体现发文单位意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

    (3)涉及相关单位职权范围内的事项,是否经过充分协商并达成一致意见。

    (4)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

    (5)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

    3.经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

    (三)公文签发。

    1.经审核后的文稿,应由学校办公室机要室及时送有关校领导审批签发。重要公文由学校主要领导签发,其他公文按分工负责的原则由分管校领导签发。根据校党委、行政授权,以学校办公室名义制发的公文,由学校办公室主任签发。

    2.签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。

    3.凡经负责人签发的公文内容,未经签发人同意,不得改动。已经签发的文件,有关人员如发现不妥之处,应及时提出并报告签发人和学校办公室,以求更正。

    第六章公文办理

    第二十一条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

    第二十二条收文办理主要程序是:

    (一)登记。凡送到学校的公文(包括电报),统一由学校办公室机要室签收、拆封、登记、分发。标明校领导和收件单位的文电、信函,机要室不拆封,分别交校领导及收件单位签收。

    (二)初审。签收后,学校办公室机要室根据来文的主要信息填写《中共西南民族大学委员会办公室收文处理笺》或《西南民族大学校长办公室收文处理笺》,送学校办公室主任初审并提出拟办意见。初审的重点是:是否应当由学校办理,是否涉及校外其他单位职权范围内的事项。

    (三)承办。学校办公室主任拟办意见后,由机要室报相关校领导批示并转有关单位办理。需要两个以上单位办理的,应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。对不符合本细则规定的公文,经学校办公室主任批准后,由机要室退回发文单位重新办理并说明理由。

    承办单位对交办的公文应当根据公文的紧急程度和时限要求及时办理,不得延误、推诿。绝密件(电报)由专人保管办理,不得延误。传阅的密码电报和密级文件,不得复印,阅后必须立即退回机要室。

    (四)传阅。机要室根据批示及拟办意见,将公文及时送传阅对象阅处。在办理公文传阅时,应随时掌握公文去向,避免漏传、误传、延误。

    (五)催办。送校领导批示或交有关部门办理的公文,机要室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

    第二十三条发文办理主要程序是:

    (一)复核。正式公文必须由学校办公室秘书科印制。在公文印发前,秘书科应对已经校领导签发的公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;如有任何修改,应当报原签发校领导复审。

    (二)登记。对复核后的公文,应及时办理发文登记,包括编排发文号,记录发文单位、签发人和签发时间,确定分送范围和印制份数等。

    (三)印制。公文印制必须符合《西南民族大学党政公文格式》规定,并确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

    (四)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

    第二十四条报送公文的份数。按照国家民委有关要求,送国家民委的公文,“请示”送5份,“报告”送10份;报送国家民委办公厅的公文送3份。报送其他上级部门的公文份数,视实际需要而定。

    第二十五条传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。绝密级公文不得利用接入互联网的计算机处理和存储涉密公文、内部文件资料和敏感信息。存储涉密公文、资料的移动存储介质不得在涉密与非涉密计算机(特别是接入互联网的计算机)之间交叉使用。不得密电明复、明电密电混用。

    第二十六条个人出差、开会带回的文件和各单位收到的上级部门给学校的来文,要及时送学校办公室处理,不得自存、自传。

    第二十七条需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定,及时收集齐全、整理归档,于次年6月底前移交档案馆。

    第二十八条由学校OA系统发布的公文,应当同样履行公文处理相关程序,并同印发的纸制公文具有同等效力。

    第七章公文管理

    第二十九条各单位要指定专人对公文进行统一管理。

    第三十条公文起草时,应当按照拟定的密级现行采取保密措施。电子文件与纸质文件同样管理。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文要按照有关使用和管理工作的要求,安排专人管理。

    公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的单位或报上级部门决定。

    第三十一条要严格按照公文的印发范围阅读传达公文。

    第三十二条复制、汇编机密、秘密级公文,应当符合有关规定,并报经学校保密委负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有需要的,须经发文单位或其上级部门批准。复制件应当加盖复制单位戳记。

    第三十三条公文的撤销和废止由发文单位或其上级部门依据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

    第三十四条涉密公文应当按照要求进行清退,不需要清退的,要送具有保密资质的单位集中销毁。

    第三十五条不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。任何个人不得私自销毁、留存涉密公文。

    第三十六条校内单位合并时,全部公文应当随之合并管理;部门撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案馆。工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

    第八章附则

    第三十七条学校党政公文含电子公文。

    第三十八条法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。外事方面的公文,依照外事主管部门的有关规定处理。

    第三十九条本实施细则由学校办公室负责解释。

    第四十条本细则自印发之日起施行,原《西南民族学院机关公文处理办法实施细则》(院党发〔2002〕29号)停止执行。

    西南民族大学

    2013年12月18日

    常见的公文、讲话稿格式及印章办理说明.doc

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